テラス家具の修繕が終わり、いよいよ実施準備のフェーズに入りました。
実施するにあたり、何をするのかを確定し、バー運営会社と理事会と管理会社の三者で
役割分担をしなければなりません。
私はこの時軽く考えていたので、以下のようなメールを管理会社様に送りました。

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To：管理会社さま

さて、ビアガーデンの実施についてですが、
我々理事側でやるべきことと、
アメサポさんでできることの仕分けが必要かなと思いました。

１：ビアガーデンの実施要領・使用ルール・周知について
・時間
・場所
・周知はいつまでに？

２：テラスを飲食に使う際の諸問題の解決
・照明　（暗いので増設しなければならない）
・警備　（小さい子が走り回ったり大声あげる人への注意、1名？）
・販売　（ビアサーバーや飲み物の提供場所と設置場所の選定）
・清掃　（汚れるので翌日朝には必ず清掃）

３：バー運営会社との打ち合わせ
・飲食提供場所の確定
・ビアガーデン特別メニューの検討
・持ち込みルール
・キッチンスタジオを使うか否か

４：検討のスケジュール
・5月理事会でさらっと話して根回し
・次回分科会までにほぼ実施要領を完成
・6月理事会で採決
・その後周知と南西住民への投函（必要か？？）

以上の点について項目抜けがないかと、我々理事がやるべきお仕事を振り分けてください。
アメサポさんが大変なのはわかりますので、ある程度は手伝いますよ。
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今見返すと「管理面をキッチリやればなんとかなる」みたいな考えがしますね。恥ずかしい限りです。
むしろ上記メールで言えば３番が一番大事で、
・何を提供するのか
・どのように提供するのか
・資金回収はどうするのか
あたりの視点がぽっかりと抜け落ちていました。

この抜け落ちた視点をしっかり支えていただいたのが、イベント運営に関してプロ経験のある理事の方でした。
・料金設定
・当日のメニュー検討
・ビールジョッキの無償提供
・子供たちへのメニュー
・当日の体制
・雨天の場合の対応
こういった一番大切なところを、驚くほどのスピードとクオリティですすめてくださったのです！
写真はおつまみメニューと飾り付けの検討の際に取りました。